Art. 16 Regolamento Accesso agli atti

REGOLAMENTO PER L’ACCESSO AGLI ATTI AMMINISTRATIVI

       (approvato dal Consiglio di Istituto con delibera. N 122 del 03/6/2020)

IL CONSIGLIO DI ISTITUTO

EMANA

ART. 1 – PREMESSA

Si riassumono qui di seguito le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi in conformità a quanto stabilito dal capo V della Legge 7 agosto 1990 n. 241 e successive modificazioni e integrazioni, in particolare la Legge 11 febbraio 2005 n. 15, e dal D.P.R.12 aprile 2006, n. 184.

ART. 2 – AMBITO DI APPLICAZIONE

Il diritto di accesso è la facoltà per gli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi ed è esercitabile da chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso.

Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data dall’Istituzione scolastica.

L’Istituzione scolastica non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso.

ART. 3 – DEFINIZIONE DI DOCUMENTO AMMINISTRATIVO

L’art. 22 della L. 241/90, modificato dalla L. 15/2005, definisce documento amministrativo “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento detenuti da una P. A. e concernenti attività di pubblico interesse indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”.

In ambito scolastico i documenti di cui sopra risultano essere, tra gli altri, i seguenti (elenco non esaustivo dei possibili casi):

• elaborati scritti e atti della Commissione giudicatrice degli esami di Stato;
• compiti scritti, documenti relativi a scrutini intermedi, finali e relativi verbali, con esclusione delle parti riguardanti altri alunni;
• registri personali dei docenti e verbali dei Consigli di classe, a favore di genitori di alunno non ammesso alla classe successiva e con esclusione delle parti che concernono altri alunni;
• relazione ispettiva ed atti presupposti e connessi a favore di insegnante sottoposto a ispezione e/o procedimento disciplinare;
• graduatorie interne e di istituto;
• atti finalizzati alla stipula di contratti per l’aggiudicazione di forniture di beni e servizi.

ART. 4 – ATTI ESCLUSI DAL DIRITTO DI ACCESSO

Sono esclusi dal diritto di accesso, ai sensi del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e del D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 (Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi):

• rapporti informativi sul personale dipendente;
• documenti rappresentativi di accertamenti e dichiarazioni medico-legali relativi al personale anche in quiescenza; documenti attinenti al trattamento economico individuale o a rapporti informativi o valutativi;
• documenti rappresentativi di interventi dell’autorità giudiziaria o della Procura della Corte dei Conti, relativi a soggetti per i quali si delinea responsabilità civile, penale, amministrativa;
• documenti contenenti atti sensibili o giudiziari, se l’accesso non è strettamente indispensabile per la tutela dell’interessato o dei suoi diritti di pari rango (art. 60 del D.Lgs. 196/2003);
• gli atti dei privati detenuti occasionalmente dall’Istituzione scolastica in quanto non scorporabili da documenti direttamente utilizzati e, in ogni modo, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievo nelle determinazioni amministrative;
• documenti attinenti a procedimenti penali (per i quali è prevista una tutela più ampia in ambito giudiziario), o utilizzabili a fini disciplinari o di dispensa dal servizio, monitori o cautelari, nonché concernenti procedure conciliative o arbitrali;
• annotazioni, appunti e bozze preliminari;
• documenti inerenti all’attività relativa all’informazione, alla consultazione e alla concertazione e alla contrattazione sindacale, fermi restando i diritti sindacali previsti anche dal protocollo sindacale.
• Documenti inter procedimentali

Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell’operato dell’Istituzione scolastica. L’accesso ai documenti amministrativi non può essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento.

Sarà garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’art. 60 del D.Lgs. 196/2003, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.

ART. 5 – INTERESSATI AL DIRITTO DI ACCESSO

Sono interessati al diritto di accesso tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, di cui all’art. 1 del presente Regolamento.

Il diritto di accesso dei soggetti di cui al precedente comma è esercitato relativamente ai documenti amministrativi e alle informazioni dagli stessi desumibili il cui oggetto è correlato con l’interesse di cui il richiedente dimostri, con idonea e specifica motivazione, di essere il titolare.

ART. 6 – CONTROINTERESSATI

Per controinteressati si intendono tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che, dall’esercizio dell’accesso, vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza.

Qualora l’Istituzione scolastica dovesse individuare soggetti controinteressati, è tenuta a darne comunicazione agli stessi (con raccomandata con avviso di ricevimento) o mediante Posta Elettronica Certificata.

I controinteressati hanno dieci giorni di tempo dalla ricezione della comunicazione per presentare una motivata opposizione alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, l’Istituzione scolastica, accertata la ricezione della comunicazione da parte dei controinteressati, provvede sulla valutazione della richiesta.

ART. 7 – MODALITÀ DI ACCESSO

Si ha un accesso informale qualora non risulti l’esistenza di controinteressati; in tale caso il diritto di accesso può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’Ufficio di Segreteria.

Per poter ottenere l’accesso al documento, il richiedente deve:

• indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione; specificare e, ove occorra, comprovare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta;
• dimostrare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza del soggetto interessato.

La richiesta viene esaminata immediatamente e senza formalità, nell’ambito dell’orario d’ufficio, presso la segreteria della scuola e, compatibilmente con gli altri obblighi di servizio del personale, è accolta, se possibile, mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea.

La scuola, invece, invita l’interessato a presentare richiesta formale (non assoggettata all’imposta di bollo, ai sensi della C.M. 16 marzo1994, n. 94) nei seguenti casi:

• quando, in base al contenuto del documento richiesto, riscontri l’esistenza di controinteressati;
• quando non risulti possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale;
• quando sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite, sull’accessibilità del documento o sull’esistenza di controinteressati.

Nei suddetti casi la scuola mette a disposizione dell’interessato un apposito modulo per la richiesta, allegato al presente Regolamento.

Il responsabile del procedimento di accesso è il Dirigente scolastico o il dipendente delegato, competente a formare il documento o a detenerlo stabilmente.

ART. 8 – RISPOSTA DELL’AMMINISTRAZIONE SCOLASTICA

Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni, decorrenti dalla presentazione della richiesta all’ufficio competente o dalla ricezione della medesima.

Il Dirigente scolastico, valutata la richiesta, decide:

• l’accoglimento della richiesta: la domanda viene ritenuta completa, e pertanto tutta la documentazione viene messa a disposizione del richiedente;
• la limitazione della richiesta: è possibile accedere solo a una parte della documentazione che viene messa a disposizione del richiedente;
• il differimento della richiesta: la domanda non può essere accolta immediatamente, ma solo in un secondo momento, indicato dall’Istituzione scolastica;
• il rifiuto della richiesta: la domanda non può essere accolta.

Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, il Dirigente scolastico, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente (con raccomandata con avviso di ricevimento o altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione). In tale caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

Dell’accoglimento della richiesta formale, della limitazione, del differimento o del rifiuto (che devono essere motivati) va data comunicazione all’interessato a mezzo notifica, PEC o raccomandata A.R.; qualora sia necessario il coinvolgimento di soggetti controinteressati il termine viene posticipato di ulteriori dieci giorni.

La comunicazione di accoglimento indica inoltre il giorno e l’ora fissato per l’accesso. In caso di impossibilità da parte del richiedente per tale giorno, possono essere concordati, con il Dirigente scolastico, un altro giorno e l’orario entro i 15 giorni successivi.

L’atto che dispone il differimento dell’accesso ne indica la durata.

L’inosservanza da parte dell’Amministrazione dei termini indicati nel presente Regolamento viene considerata, a tutti gli effetti, come silenzio-rifiuto.

Il richiedente, in caso di diniego della domanda, può presentare ricorso nel termine di 30 giorni alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri o al Tribunale Amministrativo Regionale.

ART. 9 – ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA

Il richiedente avrà accesso per l’esamina dei documenti presso l’Istituzione scolastica negli orari e nel periodo indicati nell’atto di accoglimento della richiesta e alla presenza del personale addetto.

I documenti per i quali è consentito l’accesso non possono essere asportati dal luogo presso cui sono presi in visione e non possono essere alterati in qualsiasi modo, per cui l’interessato può solo prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.

I cittadini, a cui sia stato affidato un documento di pertinenza dell’Istituzione scolastica, rispondono ad ogni effetto di legge dei danni che eventualmente dovessero arrecare ai documenti: danneggiamento, distruzione o perdita.

La sottoscrizione, la soppressione, la distruzione o il deterioramento di un documento è passibile anche di denuncia penale ai sensi dell’art. 351 del C. P.

Qualora un documento si riferisca contestualmente a più persone, l’accesso, mediante esame ed estrazione di copia, è consentito limitatamente alla parte del documento che si riferisce al soggetto richiedente, anche mediante copertura delle parti del documento concernenti persone diverse dal richiedente.

Su richiesta dell’interessato, le copie possono essere autenticate.

L’accesso ad eventuali informazioni contenute in strumenti informatici avviene mediante stampa dei documenti richiesti.

Qualora vi siano richieste di “prendere visione” per un numero di documenti ritenuto eccessivamente gravoso e incompatibile con le normali operazioni amministrative, potrà essere disposto l’accesso solo tramite rilascio di copie (con i necessari tempi procedurali e con gli oneri previsti dal presente Regolamento).

ART. 10 – DECADENZA DELL’AUTORIZZAZIONE

Il richiedente che – entro 30 giorni – non si è avvalso del diritto di esame degli atti a seguito di accoglimento della domanda, decade dal diritto stesso e per la durata di un anno non può presentare domanda di accesso agli stessi documenti.

L’inosservanza dei divieti previsti dall’art. 8, c. 3, comporta l’immediata decadenza del diritto di esame.

ART. 11 – RILASCIO DI COPIE E COSTI DI NOTIFICA

Comma 1 (Costi di riproduzione)

1. L’esame dei documenti è gratuito
2. Nulla è dovuto per i documenti presenti in formato elettronico in banche
3. Per gli importi inferiori a euro 0,50 non è dovuto alcun rimborso. Al di sopra di tale importo, deve essere effettuata la riscossione dell’intera cifra. Ai fini dell’esenzione del rimborso, non è consentito frazionare la richiesta di copie relative agli stessi documenti da parte del medesimo soggetto.
4. L’estrazione di copie di atti o documenti è sottoposta a rimborso nella misura di € 0,25 a pagina per riproduzioni fotostatiche formato UNI A4 e nella misura di € 0,50 a pagina per riproduzioni fotostatiche formato UNI Le somme relative ai costi e ai diritti indicati devono essere corrisposte mediante acquisto di marche da bollo, annullate a cura dell'Ufficio;
5. L’estrazione di copie di atti o documenti è sottoposta a rimborso nella misura di € 1,00 a pagina qualora l’esercizio del diritto di accesso presupponga la copertura di dati personali nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 recante Codice in materia di protezione dei dati personali, e successive modifiche e
6. Qualora la richiesta di accesso agli atti comporti la notifica ai controinteressati, i costi necessari alla notifica sono quantificati in € 10,00 a controinteressato (€ 2,00 per le notifiche indirizzate a personale in effettivo servizio presso l’Istituto);

Comma 2 (Costi di spedizione e di bollo)

1. Il costo della spedizione dei documenti è a totale carico del
2. Per la spedizione tramite posta elettronica certificata di documenti archiviati in formato non modificabile nulla è dovuto. Qualora sia necessaria la scansione di documenti cartacei, i costi sono determinati in base al comma 1.
3. Nel caso di richiesta di copie di documenti in bollo, al pagamento dell’imposta di bollo provvede direttamente il richiedente, fornendo all’ufficio competente al rilascio la marca da bollo. L’importo (stabilito per legge, alla quale si rinvia per successivi adeguamenti) è pari a euro 16,00 per marca da bollo ogni 4 fogli/facciate. Resta salvo il diverso regime fiscale previsto da speciali disposizioni di

Comma 3 (Diritti di ricerca e di visura)

1. I diritti di ricerca di cui all’articolo 25, comma 1, della legge 7 agosto 1990, n. 241, per documenti cartacei sono pari a euro 12,50 per ogni singola
2. I diritti di visura di cui all’articolo 25, comma 1, della legge 7 agosto 1990, n. 241, dovuti anche per i documenti presenti in formato elettronico in banche dati, sono quantificati in euro 0,10 per ogni pagina

Comma 4 (Disposizioni finali)

1. Le somme relative ai costi di cui al comma 1 lettera d, devono essere corrisposte mediante acquisto di marche da bollo, annullate a cura dell'Ufficio;
2. Le somme relative ai costi e ai diritti indicati al comma 1 lettera e) ed f) e al comma 2 devono essere corrisposte mediante versamento da effettuarsi presso la Tesoreria: C/C Bancario: IBAN: IT 28 F0306912117100000046434 INTESA SAN PAOLO SPA (PD) Conto Tesoreria Unica Banca d’Italia (per Enti pubblici): Cod. Tesoreria: 223 Conto Tesoreria: 317492 o tramite Conto corrente postale: 14795314 con indicazione della causale "rimborso accesso - 241/90".
3. Il presente Regolamento è pubblicato nell’apposita sezione “Amministrazione trasparente” del sito web istituzionale.

ART. 12 – NORME FINALI

Il presente regolamento è stato approvato dal Consiglio di istituto e ha validità fino a nuova delibera e salvo modifiche richieste dalla normativa vigente

Allegato modello di domanda